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Die Aufgaben des Verein-Administrators und der Mitglieder
Eine
Person aus dem Verein übernimmt die wichtige Schlüsselposition des
Administrators. Für die Ausführung dieses Jobs braucht es weder
Programmierkenntnisse noch Ausbildungen im IT-Bereich. Ganz normale
PC-Anwenderkenntnisse und Freude am Internet genügen. Denn das
Teamplanbuch ist ein modernes Content-Management-System (CMS) das mit
wenigen, einfach zu bedienenden Eingabemasken auskommt. Hier der
Beschrieb der wichtigsten Arbeitsschritte.
Der Administrator richtet als erstes das Teamlplanbuch ein
- Durch die Angabe "Vereinsart" beim Erstellen des
Teamplanbuchs, werden die passenden Ereignisarten und die
Optionen als Vorlagen generiert.
Diese zwei Vorlagen sind logisch miteinander verknüpft und
bilden bei der Ereigniserfassung die künstliche Intelligenz, die
noch individuell angepasst werden kann.
- Erfassung aller Mitgliedernamen mit den jeweiligen
E-Mail Adressen.
- Gruppieren der Mitglieder
- Eintragung aller Ereignisse, Termine, Umfragen und
Abstimmungen.
- Anpassen einer oder mehrerer Optionen / “Wer-macht-was”
Zeilen.
- Anpassen der Titelzeile und der Infotexte.
- Hochladen des Vereinslogos
- Infos und Login-Link an alle Mitglieder per E-Mail Modul mit
einem Klick versenden.
Informations-Videos wie das Teamplanbuch eingerichtet wird
1. Ereignisarten Optionen
2. Ereignisse eintragen
3. Personen erfassen
4. Personen aktivieren
Mitglieder die ihr Zugangs E-Mail bekommen habe, aktivieren ihren Zugang
- Auf den Bestätigungslink im E-Mail klicken (einmalig)
- Der Browser öffnet sich und es kann ein eigenes Passwort
eingeschrieben werden
- Unter dem Menupunkt seine Personalien eingeben (einmalig)
- In der Haupttabelle die An- und Abwesenheiten eintragen
- In den Optionen “Wer-macht-was”-Zeile seine Leistungen
eintragen
- Eventuelle Mitteilungen und Kommentare hinterlegen
- Eventuelle Gäste (Spieler, Helfer usw) anmelden
Der
Administrator kümmert sich weiter um eventuelle Aktualisierungen der
Termine und die Mitglieder tragen ihre An- oder Abwesenheit ein.
Kommuniziert wird ganz einfach über das E-Mail Modul und die Pinnwand.
Die
Mitglieder-Adressliste kann jederzeit von allen Mitgliedern eingesehen,
gedruckt und exportiert werden. Weiter können auch eine
selektionierbare „Ereignis-Anwesenheitsliste“ und eine
„Terminübersichtsliste“ gedruckt werden. Die Termine können auch in
den eigenen Outlook, iCal und Google-Kalender übernommen werden. So
einfach ist die Eingabemaske aufgebaut, welche durch die Mitglieder
ausgefüllt wird. |
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